Sécurisez et structurez votre Payroll
- Un renfort ponctuel : nous assurons un renfort opérationnel immédiat de votre service payroll à court ou long terme pour garantir la continuité et la fiabilité de votre paie. En cas d’absence de votre Payroll Officer ou en cas de période de travail plus chargée (clôture de fin d’année, projets spécifiques), nous assurons au pied levé une gestion rigoureuse et fiable de votre paie.
- La gestion stratégique des données payroll : nous accompagnons les directions RH dans leurs projets payroll à fort impact organisationnel et financier en apportant une vision globale et structurée de leur service de paie (Implémentation du budget mobilité, optimisation salariale, audit de conformité légale, implémentation de nouveaux outils, analyse fonctionnelle de votre structure IT RH et payroll, etc.).
Votre payroll géré par nos experts
Nous vous accompagnons pour garantir une paie fiable et fluide, en assurant la continuité de votre service payroll en cas d’absence d’un membre de votre équipe ou de période de forte activité. Nous structurons et documentons vos procédures payroll pour faciliter la transition des opérations de paie, tout en optimisant la communication avec vos équipes et prestataires. Vos collaborateurs bénéficient dès lors d’un service stable et sans interruptions afin que votre organisation gagne en sérénité et en performance. Tout ceci grâce à :
- une intervention rapide : nous assurons au pied levé une gestion rigoureuse et fiable de votre paie,
- un rapport de procédure : nous mettons à jour ou écrivons vos procédures payroll pour garantir une continuité efficace de la gestion de la paie après notre mission,
- la facilitation du flux des données : en veillant à optimiser la communication des informations afin d’éviter toute rupture dans les processus de gestion de vos dossiers.
Strategic payroll data management
L’équipe Payroll On the Ground est spécialisée dans le Strategic data management qui transforme les données de paie en études statistiques centrées sur une approche transversale de la paie. Ceci pour vous guider à vous positionner grâce à une vision claire de l’impact qu’auront vos choix et ce dans l’objectif d’implémenter une structure durable de votre département RH et payroll.
Optimisation du package salarial
Dans un contexte de concurrence accrue sur le marché du travail, le package salarial constitue un levier stratégique pour attirer, motiver et fidéliser les talents. Tout en respectant la norme salariale, il est possible de structurer la rémunération de manière intelligente afin de refléter la philosophie de l’entreprise : valoriser la présence, encourager les résultats collectifs ou encore récompenser équitablement l’engagement et la contribution de chacun.
En tant que consultants RH & payroll indépendants et neutres, nous analysons les solutions existantes sur le marché afin de vous proposer celles qui correspondent le mieux à votre stratégie et à votre culture d’entreprise. Nos services s’articulent en trois étapes :
- l’analyse de votre politique de rémunération actuelle et de sa structure,
- l’étude de différents scénarios d’optimisation accompagnés de leurs impacts financiers,
- l’accompagnement dans la mise en place des choix retenus par l’entreprise.
Nous pouvons intervenir sur l’ensemble du projet ou sur l’une de ces étapes spécifiques selon l’avancement de votre projet.
Budget Mobilité
Le budget mobilité permet à un travailleur de remplacer sa voiture de société par un budget équivalent au coût total du véhicule, qu’il peut utiliser, pour des solutions plus durables. Ce dispositif, introduit en Belgique en 2019, s’inscrit dans la transition vers une mobilité plus flexible et verte.
En tant que consultants RH & payroll, nous accompagnons les entreprises dans la mise en place du budget mobilité en trois étapes :
- analyse préalable pour estimer l’impact financier,
- accompagnement à la définition de la politique interne,
- et suivi de l’implémentation opérationnelle du compte mobilité.
Nous pouvons intervenir tant sur l’ensemble du projet de A à Z que sur l’une de ces étapes spécifiques.
Enregistrement du temps de travail
L’enregistrement du temps de travail devient un enjeu majeur pour les entreprises, tant pour assurer la conformité légale que pour améliorer la gestion du temps. Cette évolution s’inscrit dans le cadre de la Directive 2003/88/CE sur le temps de travail et de la jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne (arrêt C-55/18 du 14 mai 2019) imposant la mise en place d’un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du travail.
Nos services couvrent trois étapes :
- un diagnostic 360° des pratiques actuelles et risques liés au temps de travail,
- un rapport reprenant des études de cas basées sur un récapitulatif des outils disponibles sur le marché avec une analyse des impacts financiers,
- et l’implémentation de la solution choisie.
Nous pouvons intervenir sur l’ensemble du projet ou sur une étape spécifique.
Transparence salariale
La transparence salariale devient un enjeu majeur pour les entreprises avec l’entrée en vigueur de la Directive européenne (UE) 2023/970 du 10 mai 2023 relative à la transparence des rémunérations visant à renforcer l’égalité salariale entre les femmes et les hommes. Les entreprises devront progressivement adapter leurs pratiques et leurs systèmes de reporting.
Nos services couvrent trois étapes :
- l’analyse des écarts et de la structure salariale existante,
- la définition de grilles salariales et d’un cadre de gouvernance,
- et l’accompagnement à l’implémentation des mesures recommandées.
Nous pouvons intervenir sur l’ensemble du projet ou sur une étape spécifique.
L'absentéisme dans votre entreprise
En Belgique, l’absentéisme constitue un enjeu majeur pour les entreprises. Selon les statistiques de l’INAMI, plus de 526 000 personnes étaient en incapacité de travail de longue durée en 2025, illustrant l’ampleur croissante du phénomène. Pour les employeurs, l’absentéisme engendre des coûts directs (maintien de salaire, remplacement, perte de productivité) mais aussi des coûts indirects, tels que la désorganisation des équipes, la surcharge de travail ou l’impact sur la motivation des collaborateurs.
Nos services couvrent trois étapes :
- un rapport chiffré du taux et du coût de l’absentéisme dans votre entreprise
- l’accompagnement au développement d’une nouvelle politique de l’absentéisme,
- et l’accompagnement à l’implémentation des mesures recommandées.
Nous pouvons intervenir sur l’ensemble du projet ou sur l’une de ces étapes spécifiques.
Maëlle de Harlez,
passionnée par son métier
“Forte de 15 années d’expérience en gestion de paie, il s’agissait de saisir la formidable opportunité d’allier ma passion pour le métier de payroll officer et mes études en psychopédagogie. Payroll on the ground est un projet initiateur qui propose un service de consultance payroll tout en formant et accompagnant les équipes payroll, ou les futurs payroll officers, dans une logique d’autonomie et de performance. Notre valeur ajoutée réside dans la mise en place d’une structure et d’une autonomie durable de votre département payroll.”
| Payroll PME & entreprises internationales (trilingue FR-NL-EN) | |
|---|---|
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Gestion de la paie mensuelle |
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Gestion des cycles annuels de paie |
| Gestion de projets payroll & analyses de données | |
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Analyses statistiques des données payroll et rapports : pay transparency, absenteisme, etc. |
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TCO salariés et optimisation du package salarial |
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Audit payroll avec mise en conformité des composants salariaux et des processus payroll |
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Implémentation de nouveaux outils HR et payroll : audit payroll pré et post-implémentation |
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Intégration de nouveaux outils avec migration des données Payroll |
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Optimisation et automatisation des outils de paie ainsi que des procédures et processus de paie |
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Harmonisation des procédures et centralisation des bonnes pratiques |
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Régularisation de masse des données salariales (régularisation de commission paritaire, etc.) |
| Formation et coaching de terrain | |
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Formation et coaching payroll officers ou futurs payroll officers |
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Implémentation d’une structure systématisée des procédures et processus de paie |
Shaï Gerena,
la dimension humaine d’abord
“En tant qu’HR admin et payroll officer, mon objectif est avant tout de trouver des solutions rapides et concrètes, anticiper les imprévus et simplifier le quotidien des équipes. Rigoureux, organisé et attentif au détail, je suis flexible et à l’écoute, parce que la dimension humaine est centrale dans mon métier. Grâce à mes expériences dans différents environnements, j’ai développé une approche à la fois structurée et pragmatique de la gestion RH, toujours orientée résultats.”
| Payroll PME (fr-nl-en) | |
|---|---|
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Gestion administrative des contrats de travail |
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Suivi des absences et du temps de travail |
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Gestion de la paie mensuelle |
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Gestion des cycles annuels de paie |
|
Gestion administrative post-payroll |
| Gestion de projets HR admin & payroll | |
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Formalisation des procédures HR admin & payroll |
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Optimisation des processus HR admin & payroll |
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Harmonisation des procédures et centralisation des bonnes pratiques |
Un devis personnalisé
Comme vous le savez déjà, chaque situation est unique ! C’est donc avec plaisir que notre équipe vous accueille pour établir avec vous un devis sur mesure. Comment faire ?
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Tout d’abord, contactez-nous sans hésitation : via le formulaire disponible sur notre page “Contact” afin de planifier un premier échange, |
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ensuite, faisons connaissance : grâce à un bref entretien en ligne ou en vos bureaux afin de comprendre en détail vos besoins, que ce soit pour une mission ponctuelle (remplacement temporaire) ou pour un accompagnement en gestion de projet, |
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finalement, nous vous présentons votre devis : grâce à notre analyse approfondie de votre demande alignée sur vos objectifs. |
Génial !
Super !