Privacy- en Cookiebeleid

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

2. Verzamelde gegevens

In het kader van het gebruik van de website en onze opleidingsdiensten verzamelen wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identiteit & contact: naam, voornaam, e-mail, telefoonnummer
• Opleidingsgegevens: inschrijvingen, aanwezigheden, resultaten/attesten indien van toepassing
• Facturatie: postadres, btw-nummer (indien van toepassing), betalingsgegevens (via dienstverlener)
• Technische gegevens: IP-adres, cookie-identificatoren, logs, navigatiegegevens
• Ingezonden inhoud: berichten via formulieren, opmerkingen (indien geactiveerd)

3. Doeleinden en rechtsgronden (art. 6 AVG)

• Beantwoorden van uw verzoeken (contactformulier): gerechtvaardigd belang (communicatiebeheer) en/of precontractuele maatregelen
• Beheer van inschrijvingen en uitvoering van de opleiding (aanmaken van accounts, uitnodigingen, opvolging): uitvoering van een overeenkomst
• Facturatie en naleving van fiscale/boekhoudkundige verplichtingen: wettelijke verplichting
• Verzenden van informatie over opleidingen (herinneringen, praktische info): uitvoering van een overeenkomst/gerechtvaardigd belang
• Prospectie/nieuwsbrief (indien afzonderlijk): toestemming (kan te allen tijde worden ingetrokken)
• Verbetering van de website & publieksmeting: toestemming voor niet-essentiële cookies (zie § Cookies)
• Beveiliging van de site & fraudepreventie: gerechtvaardigd belang
  
  

4. Cookies en trackers

Wij gebruiken:

• Strikt noodzakelijke cookies (werking van de site, beveiliging, sessiebeheer) – vrijgesteld van toestemming
• Analysecookies (Google Analytics 4) – onderworpen aan voorafgaande toestemming
• Functionele cookies (voorkeuren) – toestemming vereist indien niet strikt noodzakelijk
• Marketingcookies (indien gebruikt) – onderworpen aan voorafgaande toestemming

Bij uw eerste bezoek verschijnt een banner waarmee u niet-essentiële cookies kunt accepteren, weigeren of instellen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de banner (“Mijn cookies beheren”) of via uw browserinstellingen.

5. Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij kunnen ze, op beperkte en contractueel gereguleerde wijze (art. 28 AVG), delen met:

• Websitehost
• E-mailing-/nieuwsbrieftools
• Betaaldiensten (bv. Stripe/PayPal) – betalingsgegevens worden verwerkt door deze dienstverleners
• Opleidingsbeheertools / LMS / CRM
• Adviseurs/experts (boekhouding, juridisch) voor wettelijke verplichtingen

De actuele lijst van deze verwerkers is op verzoek beschikbaar.

6. Doorgiften buiten de EER

Sommige dienstverleners kunnen gegevens hosten of openen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen (bv. standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie) en, indien nodig, bijkomende maatregelen. Details zijn op verzoek beschikbaar.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens slechts zolang als nodig voor de doeleinden:

• Relatie- & inschrijvingsbeheer: duur van de contractuele relatie + 10 jaar
• Prospectie/nieuwsbrief: tot intrekking van toestemming of 1 jaar inactiviteit
• Boekhouding/fiscaliteit: bewijsstukken 10 jaar (Belgisch recht)
• Beveiligingslogs: 6 maanden
• Cookies: afhankelijk van hun doel

Langere termijnen kunnen gelden bij wettelijke verplichtingen of voor de verdediging van rechten in rechte.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (toegangscontrole, versleuteling indien mogelijk, back-ups, logging, gegevensminimalisatie) om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw gegevens te beschermen (art. 32 AVG).

9. Uw rechten (AVG)

U beschikt over de rechten van inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar (ook tegen direct marketing), overdraagbaarheid, en het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken (zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking).

Om uw rechten uit te oefenen: info@payrollontheground.com.
Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij bijkomende informatie vragen voor verificatie.

10. Klacht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

Indien u meent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD):
Gegevensbeschermingsautoriteit – Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – contact@apd-gba.be – +32 (0)2 274 48 00 – Klachtenformulier en informatie beschikbaar op de website van de GBA.

11. Minderjarigen

Onze diensten zijn hoofdzakelijk bedoeld voor een professioneel/volwassen publiek. Indien een minderjarige zich inschrijft, kan toestemming van een ouder of voogd vereist zijn.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Er worden geen beslissingen met rechtsgevolgen genomen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering. Indien dit verandert, zullen wij de logica, het belang en de gevolgen toelichten.

13. Wijzigingen van het beleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen om juridische of technische wijzigingen te weerspiegelen. De geldende versie is die welke op deze pagina wordt gepubliceerd, met de datum van de laatste update.